Praxisfall: Vom Marktdruck zu klareren Zuständigkeiten und Arbeitsabläufen
veröffentlicht am %06-%958-%2018
Der folgende Praxisfall zeigt, wie Organisationsberatung helfen kann, Marktkommunikation, Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe in einem kleinen Unternehmen gemeinsam zu klären.
Wer bespricht welche Aufgabe? Wann werden Engpässe sichtbar? Und wie lassen sich Vorhaben verbindlich verfolgen? Für ein kleines, regional tätiges Immobilienvermittlungsunternehmen wurden diese Fragen ebenso wichtig wie eine neue Website, digitale Kommunikation und ergänzende Vertriebskanäle.
Das Anfang der 2000er-Jahre gegründete Unternehmen vermittelte Wohn-, Gewerbe- und Anlageimmobilien. Zum Team gehörten der Inhaber, drei festangestellte Mitarbeitende und ein freier Mitarbeiter. Zugleich veränderte sich der regionale Markt: Digitale Plattformen gewannen an Bedeutung, neue Geschäftsmodelle erhöhten den Wettbewerbsdruck und zusätzliche regulatorische Anforderungen mussten berücksichtigt werden.
Der ursprüngliche Auftrag richtete sich auf die Frage, wie das Unternehmen seine Wettbewerbsfähigkeit sichern, seine regionale Sichtbarkeit erhöhen und die Abhängigkeit von großen Vermittlungsplattformen verringern konnte. Im Beratungsprozess zeigte sich jedoch, dass Marketing und Digitalisierung allein nicht ausreichen würden. Auch intern bestand Klärungsbedarf: Aufgaben und Auslastung waren nicht immer transparent, die Abstimmung erfolgte unregelmäßig und Projekte wurden wenig systematisch verfolgt.
Der Auftrag vertiefte sich nach innen
Von Juli bis Dezember 2016 konzipierte und moderierte ich zehn halbtägige Workshops mit dem Inhaber und den Mitarbeitenden. Zu Beginn strukturierte ich die gemeinsame Analyse von Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken, Herausforderungen und Zielen. Das Team brachte sein Wissen aus dem Arbeitsalltag ein und bestimmte die zentralen Handlungsfelder.
Strategische und interne Fragen ließen sich dabei nicht voneinander trennen. Das Unternehmen wollte die Kundenbearbeitung einheitlicher gestalten, moderne Werbemaßnahmen entwickeln und Prozesse stärker automatisieren. Dafür mussten jedoch auch Zuständigkeiten, Informationswege und Formen der Zusammenarbeit konkreter gefasst werden.
So vertiefte sich der Auftrag von der allgemeinen Markt- und Strukturentwicklung zur gemeinsamen Bearbeitung von Kommunikation, Aufgabenklärung und Prozessorganisation. Diese Bewegung war nicht vorab festgelegt. Sie ergab sich aus den Herausforderungen, die Inhaber und Mitarbeitende in der Analyse benannten und priorisierten.
Feste Gesprächsformate machten Aufgaben und Engpässe sichtbar
Ein zentraler Ansatzpunkt war die interne Kommunikation. Es fehlte eine verlässliche Struktur, in der das Team laufende Aufgaben, mögliche Überlastungen und längerfristige Vorhaben regelmäßig zusammenführen konnte.
Ich unterstützte die Beteiligten dabei, unterschiedliche Gesprächsanlässe voneinander zu trennen. Inhaber und Mitarbeitende entwickelten eine strukturierte Folge von Status-, Strategie- und Mitarbeitergesprächen. Für die operative Abstimmung waren wöchentliche Statusbesprechungen vorgesehen. Dort sollten Aufgaben, Zuständigkeiten und mögliche Engpässe gemeinsam betrachtet werden. Monatliche Strategiemeetings sollten Themen aufnehmen, die über das Tagesgeschäft hinausgingen.
Damit formulierte das Unternehmen eine konkrete Veränderung gegenüber der bisherigen Arbeitsweise: Aufgaben und Projekte sollten nicht mehr nur situativ oder in Einzelgesprächen behandelt, sondern in festgelegten Formaten regelmäßig besprochen werden.
Als mögliche Arbeitsgrundlage brachte ich ein digitales Aufgabenboard ein. Das Team erprobte es innerhalb der Workshops anhand eines konkreten Veränderungsvorhabens. Aufgaben, Bearbeitungsstände und Verantwortlichkeiten wurden dabei beispielhaft abgebildet. So wurde sichtbar, wie ein gemeinsamer Überblick über Vorhaben und Zuständigkeiten im Alltag unterstützt werden konnte.
Aus Prozesszielen wurden konkrete Arbeitsaufgaben
Neben den Besprechungsstrukturen untersuchte das Unternehmen wiederkehrende Abläufe im Arbeitsalltag. Informationen, Termine, Objektzuordnungen und Checklisten wurden nicht durchgängig einheitlich gepflegt. Besonders in arbeitsintensiven Phasen erschwerte das den Überblick.
Ich moderierte die Analyse der Abläufe und die Ableitung konkreter Aufgaben. Das Team legte fest, Immobilienobjekte eindeutiger zuzuordnen, Termine vollständiger zu pflegen und Checklisten digital verfügbar zu machen. Auch ein mobiler Zugriff auf die eingesetzte Software wurde als Verbesserung aufgenommen.
Damit wurden aus allgemeinen Prozessproblemen konkrete Vorhaben für die tägliche Arbeit. Zuständigkeiten sollten leichter erkennbar, Informationen verlässlicher auffindbar und wiederkehrende Arbeitsschritte einheitlicher nachvollziehbar werden. Die Maßnahmen gaben dem Unternehmen eine konkretere Grundlage, um interne Abläufe Schritt für Schritt verbindlicher zu organisieren.
Die Website wurde zum Leitmedium der Marktkommunikation
Parallel zur internen Klärung arbeitete das Unternehmen an seiner Positionierung und regionalen Sichtbarkeit. Ich strukturierte die Arbeit an Zielgruppen, Kommunikationskanälen, Marketing-Mix und Umsetzungsschritten. Die Priorisierung und die Entscheidungen über die weitere Umsetzung lagen beim Unternehmen.
Inhaber und Mitarbeitende bestimmten die Website zum Leitmedium der künftigen Marktkommunikation. Ergänzend entwickelten sie Ideen für regionale und digitale Aktivitäten sowie für weitere Vertriebskanäle, mit denen die Abhängigkeit von großen Immobilienplattformen verringert werden sollte. Für Social-Media-Inhalte entstand ein Ablauf, der unter anderem feste Zeitfenster für die Vorbereitung vorsah.
So verband sich die Arbeit an der Außendarstellung mit der internen Organisationsentwicklung. Die Website war nicht nur ein einzelnes Marketingprojekt, sondern Teil einer breiteren Klärung: Welche Zielgruppen sollten erreicht werden? Welche Kanäle waren sinnvoll? Und welche internen Abläufe mussten dafür verlässlicher werden?
Aus Marktdruck wurde eine konkrete Arbeitsgrundlage
Zum Abschluss bündelte das Unternehmen die verschiedenen Vorhaben in einem Handlungsplan. Die Umsetzung einzelner Maßnahmen sollte unmittelbar beginnen und im ersten Halbjahr 2017 fortgeführt werden.
Erarbeitet waren eine entwickelte Meetingstruktur, konkrete Maßnahmen für Arbeitsabläufe und interne Kommunikation, Ansätze für die regionale Marktansprache sowie ein Handlungsplan. Die Arbeit mit einem digitalen Aufgabenboard hatte das Team anhand eines Veränderungsvorhabens erprobt; regelmäßige Statusbesprechungen, digitale Checklisten und weitere Prozessschritte waren vereinbart oder vorbereitet.
Der besondere Wert des Prozesses lag darin, externe Marktanforderungen und interne Zusammenarbeit gemeinsam zu betrachten. Wettbewerbsdruck, Website, digitale Kommunikation, Aufgabenklärung und Prozessorganisation erschienen nicht länger als getrennte Themen, sondern als verbundene Entwicklungsaufgabe.
In diesem Fall half die Organisationsberatung dabei, aus einer zunächst marktbezogenen Fragestellung konkrete Arbeitsweisen und Umsetzungsschritte abzuleiten. Inhaber und Mitarbeitende konnten klarer erkennen, wie sie Sichtbarkeit, Zuständigkeiten und interne Abläufe so verbinden konnten, dass das Unternehmen seine nächsten Entwicklungsschritte strukturierter angehen konnte.
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